Digitalizace dokumentů

Převádíme důležité dokumenty do digitální podoby a spouštíme službu Nextcloud pro bezpečné sdílení a správu

Bezpečné úložiště
Digitální archiv
Ochrana dat
Organizované složky
Sdílení s týmem
Rychlé vyhledávání

Co digitalizujeme

Kompletní přechod z papírové na digitální správu dokumentů

Dokumenty SVJ

Digitalizace všech důležitých dokumentů společenství vlastníků jednotek.

  • Stanovy a jednací řád
  • Zápisy ze schůzí
  • Rozpočty a účetní závěrky
  • Právní dokumenty

Faktury a účty

Převod všech finančních dokumentů do digitální podoby s možností rychlého vyhledávání.

  • Faktury od dodavatelů
  • Účty za energie
  • Daňové doklady
  • Bankovní výpisy

Technická dokumentace

Digitalizace technických plánů, revizí a dokumentace k údržbě budovy.

  • Technické plány
  • Revizní zprávy
  • Záruční listy
  • Údržbové záznamy

Nextcloud služba

Spouštíme a konfigurujeme Nextcloud jako centrální platformu pro správu a sdílení dokumentů vašeho SVJ.

Bezpečné úložiště

Všechny dokumenty na jednom místě s možností zálohování

Spolupráce v týmu

Snadné sdílení dokumentů mezi členy výboru a správcem

Ochrana dat

Šifrované ukládání a přenos dat s kontrolou přístupů

Rychlé vyhledávání

Fulltextové vyhledávání ve všech dokumentech

Nextcloud
Dokumenty SVJ
Faktury
Technická dokumentace
Schůze

Proces digitalizace

Jak probíhá přechod z papírové na digitální správu

Audit dokumentů
01

Audit dokumentů

Provedeme kompletní audit všech dokumentů a vytvoříme strukturu pro jejich organizaci.

Inventarizace dokumentů
Kategorizace podle typu
Vytvoření struktury
Skenerování
02

Skenerování

Profesionální skenerování všech papírových dokumentů do vysoké kvality pro digitální archiv.

Vysoká kvalita skenování
OCR zpracování
Optimalizace velikosti
Nastavení Nextcloud
03

Nastavení Nextcloud

Instalujeme a konfigurujeme Nextcloud server s přizpůsobením pro potřeby SVJ.

Instalace serveru
Konfigurace přístupů
Nastavení zálohování
Školení a podpora
04

Školení a podpora

Proškolíme váš tým v práci s Nextcloud a poskytneme kontinuální technickou podporu.

Školení uživatelů
Technická podpora
Optimalizace procesů
PDF dokumenty s OCR
Organizované složky
Bezpečné sdílení
Fulltextové vyhledávání

Výhody digitalizace

Digitální správa dokumentů přináší okamžité i dlouhodobé benefity pro efektivní správu SVJ.

Rychlé vyhledávání

Okamžité nalezení jakéhokoliv dokumentu pomocí fulltextového vyhledávání

Bezpečnost dat

Šifrované ukládání s možností zálohování a obnovy dat

Spolupráce

Snadné sdílení dokumentů mezi členy výboru a správcem

Úspora místa

Žádné fyzické archivy - vše digitálně organizované

Chcete digitalizovat dokumenty vašeho SVJ?

Kontaktujte nás a my vám ukážeme, jak můžete přejít na moderní digitální správu dokumentů s Nextcloud.